Книга учета доходов и расходов общесистемщиков: наглядные примеры заполнения
Ниже рассмотрены примеры, раскрывающие особенности заполнения Книги учета доходов и расходов (далее — Книга УДР) при осуществлении трех основных видов деятельности: торговли, услуг и производства . Примеры сопровождаются подробными рекомендациями.
Пример 1 (торговля). Предприниматель-общесистемщик (неплательщик НДС) торгует чаем в упаковках и чайными принадлежностями. Для этого арендует киоск, в котором в субботу и воскресенье торгует сам, а в остальные дни — наемный работник.
Расчеты осуществляются только в наличной форме, поэтому на торговой точке установлен РРО.
В декабре 2012 года были осуществлены такие операции:
— выплачена работнику зарплата за вторую половину ноября и отпускные (с 17.12.2012 г. по 31.12.2012 г. работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем в этот период деятельность в будние дни не осуществляется, поскольку в это время предприниматель работает по основному месту работы и заменить работника не может). По ведомости общая сумма начисленного дохода составила 2600 грн. Обратите внимание! В Книге УДР отражается зарплата , начисленная предпринимателем своим наемным работникам ( «грязная» сумма, т. е. без вычета НДФЛ и «удержаний» по ЕСВ ). Запись осуществляется в день выплаты зарплаты ;
— перечислен ЕСВ с зарплаты и отпускных работника — 1115,20 грн. (в том числе в части «начислений» — 956,80 грн.; в части «удержаний» — 158,40 грн справка 1 ). ЕСВ в части «удержаний» в Книге УДР отдельно не отражается ;
— перечислен НДФЛ с зарплаты и отпускных работника — 375,96 грн . Удержанный НДФЛ в Книге УДР отдельно не отражается .
06.12.2012 г.: оплачено поставщику 50 чашек по цене 20 грн. на общую сумму 1000 грн. В соответствии с подпунктом 139.1.3 НК предоплату в расходы включать нельзя , поэтому такая операция отражается в расходной части только после фактического получения ТМЦ .
— получена от поставщика оплаченная 06.12.2012 г. партия чашек. Предприниматель имеет право отразить расходы в Книге УДР . Причем неплательщики НДС записывают всю сумму доходов и расходов, не выделяя отдельно НДС ;
— получено 100 упаковок чая по цене 16 грн. на общую сумму 1600 грн., которая согласно договору будет оплачена в следующем месяце. По общему правилу, расходы отражаются в графе 5 Книги УДР по «второму событию», а потому в декабре запись о таком получении делаться не должна. Вместе с тем в «СД», 2012, № 20 с. 14 мы отмечали, что при торговле за наличные лучше заполнять данную графу сразу после получения товара (даже если он еще не оплачен). В противном случае проверяющие могут счесть такие товары неучтенными и за торговлю ими применить штраф в размере двойной стоимости неучтенных товаров по ценам продажи, но не менее 170 грн. ( статья 20 Закона об РРО );
— оплачены наличными услуги по доставке партии чашек в киоск в сумме 70 грн. предпринимателю на едином налоге группы 3. Периодичность заполнения расходных граф (в частности, графы 10) Книги УДР Порядком № 1025 не установлена. Поэтому предприниматель может выбирать: либо делать записи после каждой такой операции, либо — не реже одного раза в месяц . Причем в последнем случае расходы вносятся не общей суммой, а детализируются по операциям с одновременным заполнением графы 4.
08.12.2012 г. предприниматель обнаружил заводской брак на 2 упаковках чая и вернул их поставщику для обмена. Возврат товара на сумму 32 грн. отражается в графе 5 Книги УДР со знаком «минус» .
— предприниматель передал наемному работнику весь товар на реализацию, установив цену реализации на чашки 28 грн. и на чай 22 грн. В «СД», 2012, № 20, с. 14, мы отмечали, что если предприниматель и работник торгуют в одной и той же торговой точке, то они могут не заполнять графы 7 и 8 в своих книгах УДР. Однако безопаснее все же фиксировать такое перемещение ТМЦ, при этом оформлять акт приема-передачи (или другой подобный документ). Напоминаем, что предприниматель в графу 8 записывает общую сумму переданного товара по ценам приобретения (2568 грн.), а работник — по ценам реализации (3556 грн.). Причем плательщики НДС такие суммы указывают без НДС ;
— наемный работник продал 4 чашки одному покупателю, 2 чашки разным покупателям и 1 упаковку чая одному покупателю. Общая сумма выручки справка 2 за день составила 190 грн. В своей Книге УДР реализатор отражает доход после каждого факта продажи товара (работ, услуг). При этом указывается общая сумма по чеку (без расшифровки, за что получена выручка). В конце дня подводится итог .
15.12.2012 г. предприниматель:
— принял у наемного работника нереализованный товар. В данном случае стоимость товара в Книге УДР и предпринимателя, и наемного работника отражается со знаком «минус» . При этом наемный работник передает товар по ценам реализации (на сумму 3366 грн.), а предприниматель принимает — по ценам приобретения (на сумму 2432 грн.). Поскольку предприниматель не является плательщиком НДС, то записи делаются на полную сумму;
— продал 2 чашки разным покупателям на сумму 56 грн. По такой операции в Книге УДР нужно сделать три записи (помимо указания даты осуществления деятельности). Так, в графу 3 Книги УДР заносится итоговая дневная сумма дохода , поскольку расшифровывать доходы за день предприниматель не обязан . При этом одновременно заполняется графа 6, в которой отражается сумма расходов, непосредственно связанная с получением дохода справка 3 (40 грн.), и графа 4. Вместе с тем такую запись, на наш взгляд, можно сделать и в последний день месяца;
— уплатил арендную плату за киоск в размере 600 грн. (подписан акт). Такие расходы отражаются в графе 10 Книги УДР.
31.12.2012 г. перенесены записи из Книги УДР наемного работника в Книгу УДР предпринимателя. При этом необходимо заполнить графы 6 и 4. Заметим, что в графу 6 попадут только расходы на приобретение реализованных чашек в сумме 120 грн. А вот расходы на приобретение реализованного чая в декабре отражены не будут , поскольку их еще нет (ведь чай еще не оплачен). Такие расходы попадут в Книгу УДР в месяце их понесения.
Примеры заполнения книг УДР предпринимателем и наемным работником приведены на рис. 1 и 2
Період обліку (день, місяць, квартал, рік)
Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на початок звітного періоду (грн.)
Розмір отриманих доходів від здійснення діяльності (за день, місяць, квартал, рік)
Витрати виробництва та обігу
Залишок товарних запасів, матеріалів, сировини на кінець звітного періоду (грн.)
Чистий дохід (грн.) гр. 3 - - гр. 6 - - гр. 9 - - гр. 10
реквізити документа, що підтверджує понесені витрати
загальна вартість придбаних товарно-матеріальних цінностей (грн.)
у тому числі товарів, що реалізовані, товарно-матеріальних цінностей, що використані у виробництві продукції (грн.)
внутрішнє переміщення товару (відпущено/отримано)
понесені витрати на оплату праці та нарахування на заробітну плату (грн.)
понесені інші витрати, пов’язані з одержанням доходу, включаючи вартість виконаних робіт, наданих послуг (грн.)
адреса місця здійснення діяльності, прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки найманого працівника або серія та номер пасп.