Хотите работать удаленно? Мы расскажем, какие приложения вам понадобятся

Удаленная работа может сэкономить расходы как работодателей, так и работников, однако, если у вас нет нужных инструментов для общения сотрудников между собой, все попытки построить эффективные рабочие процессы обречены на неудачу.

Чтобы позволить сотрудникам одной компаний работать из разных точек мира, понадобилось огромное количество технологических разработок — от мобильных устройств до высокоскоростного Интернета. И сегодня уже новое поколение разработчиков создает инструменты, которые еще более повысят продуктивность удаленных сотрудников и упростят общение с коллегами.

Личное общение очень важно. Как объясняет профессор Нью-Йоркского университета Джастин Крюгер в своей статье Egocentrism Over E-mail (Эгоцентризм по электронной почте), мы часто недопонимаем друг друга, когда общаемся по электронной почте, даже когда думаем, что довольно четко излагаем свою точку зрения. Заменить зрительный контакт, язык тела или интонацию голоса нельзя.

Программы для видеоконференций дают нам возможность учитывать эти аспекты личного общения во время обсуждения рабочих вопросов, даже когда сотрудники находятся в разных местах земного шара. Для начала можно использовать такие бесплатные приложения, как FaceTime на устройствах Apple или Google Hangouts. И если онлайн-переговоры станут важной частью вашего рабочего расписания, вы можете попробовать использовать специальные бизнес-приложения с дополнительными функциями (например, виртуальной доской) вроде Zoom или Skype для бизнеса с интегрированными инструментами Microsoft Office.

Инструменты виртуальной или дополненной реальности — это следующий шаг в бизнес-коммуникациях. Например, с помощью таких приложений, как Meta или Hololens компании Майкрософт, сотрудники могут отправлять друг другу 3D-объекты в виде голограмм или рассматривать прототипы продуктов и проходить обучение в виртуальной реальности с помощью специальных очков.

Даже когда все сотрудники работают в офисе, обсуждение статуса рабочих задач иногда превращается в нескончаемое общее собрание. А когда сотрудники работают в разных местах, это может перерасти в самый настоящий квест.

Такие приложения для отслеживания прогресса, как I Done This, были созданы как раз для того, чтобы заменить эти собрания. В конце каждого рабочего дня приложение напоминает сотрудникам, что им нужно сообщить, что было сделано за день, а на следующее утро все сотрудники получают краткий обзор о достижениях своих коллег, чтобы оставаться в курсе.

Если вам необходимы более подробные отчеты сотрудников, в приложении Trello для отслеживания прогресса используются коллективные виртуальные доски, а также карточки и списки. Сотрудники могут создавать журналы своих действий, обсуждать рабочие вопросы в реальном времени или держать коллег в курсе последних событий.

Все, у кого коллеги работают в разных офисах или городах, знают, каково это — постоянно получать копии нескончаемых переписок по электронной почте. Созданная в 1970-х годах электронная почта явно не была рассчитана на такое количество рабочих писем.

К счастью, некоторые разработчики пытаются помочь компаниям избавиться от этого с помощью новых приложений для быстрого обмена сообщениями. Например, приложение Slack благодаря своей простоте и скорости работы за короткий промежуток времени приобрело более 6 млн пользователей. Одно из основных преимуществ — возможность создать общее рабочее пространство для сотрудников, где все обсуждения можно упорядочить, чтобы быстро находить нужную информацию. Это позволяет избавиться от ненужных обсуждений и доносить важные сведения до каждого.

Другое похожее приложение — Stride. В нем вы найдете многие из функций Slack и дополнительные возможности для обмена голосовыми и видеосообщениями. С помощью этого приложения также можно создавать задания для сотрудников из сообщений в чате.

Иногда общие собрания нужны не для обсуждения насущных вопросов и отчетов, а для мозговых штурмов и генерации новых стратегий и идей.

Такие онлайн-инструменты для создания карты мыслей, как MindMeister, позволят всему коллективу легко делиться новыми идеями в реальном времени. В конце таких обсуждений у вас будет настоящая карта, на которой будут отображены все связи, зависимости и иерархии, что позволит вам видеть общую картину.

Последний кусочек пазла удаленной работы — это система для обмена документами. Первым удаленным сотрудникам, вероятно, приходилось отправлять каждую новую версию документа по электронной почте и постоянно спрашивать своих коллег, какая их этих версий окончательная. Сегодня все работают в облаке: здесь вы можете хранить и изменять документы онлайн, так что каждый сотрудник всегда будет иметь доступ к самой последней версии документа.

Пакет приложений Google Apps — сейчас G Suite — популяризовал инструменты для коллективной работы с документами в режиме онлайн и уже поддерживается стандартными программами Microsoft Office.

Впрочем, для компаний, работающих с узкоспециализированными приложениями или конфиденциальными данными, обычные облачные сервисы могут не подойти. Таким компаниям лучше использовать VPN — виртуальную частную сеть. VPN создает для удаленных сотрудников защищенный канал, с помощью которого они могут подключаться к серверам компании и получать доступ к необходимым приложениям и данным. Все это позволяет вашим сотрудникам работать откуда им удобно без угрозы для безопасности.