Инструкция по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи

Инструкция по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи

По сути. Инструкция определяет общие принципы организации информационного обмена при представлении налогоплательщиками налоговой отчетности в органы ГНС в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи.

! Налогоплательщикам

Настоящая Инструкция определяет общие принципы организации информационного обмена при представлении налогоплательщиками налоговой отчетности в органы государственной налоговой службы Украины в электронной форме с использованием электронной цифровой подписи. Настоящая Инструкция распространяется на Государственную налоговую администрацию Украины и ее территориальные органы, налогоплательщиков, которые по собственному желанию подают налоговые документы в электронном виде.

I. Определение терминов

1. В настоящей Инструкции термины употребляются в следующем значении:

база данных государственной налоговой службы (далее — база данных ГНС) — база данных в электронном виде, созданная в органах государственной налоговой службы (далее — органы ГНС) на основе показателей отчетных документов налогоплательщиков и предназначенная для централизованного накопления и многократного использования в информационных системах органов ГНС;

средство криптографической защиты информации (далее — средство КЗИ) — программное, аппаратно-программное, аппаратное либо иное средство, предназначенное для криптографической защиты информации, в том числе наложения и проверки электронной цифровой подписи, имеющее сертификат соответствия или положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации;

квитанция о получении налогового документа в электронном виде (далее — первая квитанция) — электронный документ, который формируется программным обеспечением органов ГНС и удостоверяет факт и время получения налогового документа в электронном виде;

квитанция о принятии налогового документа в электронном виде (далее — вторая квитанция) — электронный документ, который формируется программным обеспечением органов ГНС и удостоверяет факт и время принятия (непринятия) налогового документа в электронном виде в базу данных органов ГНС;

налоговая отчетность — документы, которые в соответствии с законодательством подаются налогоплательщиками в органы ГНС и на основании которых осуществляются начисление и/или уплата налога, сбора (обязательного платежа);

налоговый документ в электронном виде — налоговая отчетность, реестры полученных и выданных налоговых накладных по налогу на добавленную стоимость и другие отчетные налоговые документы, информация в которых зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

представление налоговых документов в электронном виде — представление налоговых документов в органы ГНС в определенном для документооборота порядке при условии включения налогоплательщика в систему представления налоговых документов в электронном виде;

система представления налоговых документов в электронном виде — совокупность организационных, правовых мероприятий и программных, программно-аппаратных, телекоммуникационных средств, обеспечивающих представление налоговых документов в электронном виде в органы ГНС;

специализированное программное обеспечение — программное обеспечение, предназначенное для создания налогоплательщиком налоговых документов в электронном виде соответствующего формата (стандарта) согласно требованиям настоящей Инструкции;

формат (стандарт) налогового документа в электронном виде (далее — формат (стандарт) — формализованное описание состава и структуры показателей налогового документа в электронном виде, утвержденное в установленном законодательством порядке.

2. Другие термины в настоящей Инструкции употребляются в значении, приведенном в законах Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи» и других нормативно-правовых актах по вопросам электронного документооборота.

II. Общие требования к представлению налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи

1. Налогоплательщик осуществляет формирование и представление налоговых документов в электронном виде в соответствии с законодательством с применением специализированного программного обеспечения формирования налоговых документов, средства КЗИ, руководствуясь настоящей Инструкцией и договором.

2. Для представления налоговых документов в органы ГНС в электронном виде налогоплательщик должен иметь:

специализированное программное обеспечение для формирования налоговых документов в электронном виде в утвержденном формате (стандарте);

доступ к сети Интернет и возможность отправки/приема электронных сообщений по электронной почте;

средство КЗИ (совместимое по форматам данных со средствами КЗИ, используемыми в органах ГНС);

действующие усиленные сертификаты открытых ключей, сформированных аккредитованным центром сертификации ключей для налогоплательщика и уполномоченных должностных лиц налогоплательщика, подписи которых являются обязательными для налоговой отчетности в бумажной форме.

3. Формат (стандарт) налогового документа в электронном виде на основе спецификации eXtensible Markup Language (XML), электронные формы налоговых документов и иная информация о порядке представления налоговых документов в электронном виде обнародуется на WEB-сайте ГНА.

4. Налоговые документы в электронном виде с обязательными реквизитами (в том числе с электронной цифровой подписью налогоплательщика (его должностных лиц), представленные в соответствии с настоящей Инструкцией, в соответствии с законодательством являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться при судебном или досудебном решении споров.

5. В случае представления налогового документа в электронном виде налогоплательщик имеет право не подавать налоговые документы на бумажных носителях.

6. Для приема налоговых документов в электронном виде от налогоплательщика орган ГНС должен иметь:

программное обеспечение приема и обработки налоговой отчетности со средствами КЗИ;

действующие усиленные сертификаты открытых ключей, сформированные аккредитованным центром сертификации ключей для органа ГНС.

7. Основанием для приема налогового документа в электронном виде является:

его соответствие утвержденному формату (стандарту);

подтверждение ЭЦП налогоплательщика и его должностных лиц, подписи которых являются обязательными для отчетов в бумажной форме при условиях, установленных статьей 3 Закона Украины «Об электронной цифровой подписи»;

действительность соответствующего усиленного сертификата ключа при наложении ЭЦП (подтверждается с помощью пометки времени, полученной от аккредитованного центра сертификации ключей, или если до момента получения электронного документа срок действия соответствующего сертификата не истек или соответствующий сертификат не был отменен/блокирован).

8. Органы ГНС обеспечивают размещение на информационных досках сведений о порядке представления налоговых документов в электронном виде, адреса и контактные телефоны ответственных лиц.

9. В специализированном программном обеспечении должны быть реализованы:

формирование налогового документа в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом (стандартом);

контроль за вводом данных в соответствии с установленными требованиями;

хранение отправленных налоговых документов в электронном виде и полученных квитанций в виде электронных данных в системе представления налоговых документов в электронном виде;

экспорт налоговых документов в электронном виде на электронные носители;

визуальное отражение налоговых документов в электронном виде электронными средствами и на бумаге в форме, установленной для данных налоговых документов.

III. Порядок представления налоговых документов в электронном виде средствами телекоммуникационной связи

1. Налоговые документы в электронном виде могут быть направлены в органы ГНС средствами телекоммуникационной связи за отчетные периоды в сроки, определенные законодательством для соответствующих налоговых документов в бумажной форме.

2. При отправке электронных документов налогоплательщик самостоятельно определяет конечный срок их отправки (учитывая время на своевременную доставку документов в органы ГНС в случае возможного повреждения телекоммуникационной связи или непоступления первой квитанции).

3. Налоговая отчетность в электронном виде, полученная органами ГНС позднее срока, установленного законодательством для налоговой отчетности, считается представленной с нарушением срока.

4. Органы ГНС принимают налоговую отчетность с 9 час. 00 мин. до 18 час. 00 мин. ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.

В случае поступления налогового документа в электронном виде в органы ГНС до 16 часов налогоплательщику в течение двух часов с момента принятия (непринятия) направляется вторая квитанция, в ином случае — в течение первых двух часов следующего рабочего дня.

5. Налогоплательщик:

5.1 получает в любом включенном в систему представления налоговых документов в электронном виде аккредитованном центре сертификации ключей усиленные сертификаты открытых ключей должностных лиц юридического лица, имеющих право подписи (руководителя, бухгалтера), и печать юридического лица. Налогоплательщик физическое лицо — субъект предпринимательской деятельности может ограничиться одним ключом ЭЦП. Личные ключи находятся на ключевых (электронных) носителях, которые хранятся в тайне;

5.2 получает в органе ГНС по месту регистрации или на WEB-сайте ГНА или региональной ГНА текст примерного договора о признании электронных документов (приложение 1), бесплатное специализированное программное обеспечение формирования и представления в органы ГНС налоговых документов в электронном виде;

5.3 ознакомившись с редакцией договора, заполняет необходимые реквизиты, в том числе вписывает свой электронный адрес, подписывает и скрепляет печатью два экземпляра договора (для физического лица — субъекта предпринимательской деятельности при наличии печати);

5.4 представляет в орган ГНС по месту регистрации подписанные и скрепленные печатью два экземпляра договора и усиленные сертификаты открытых ключей на электронном носителе;

5.5 после подписания договора в органе ГНС по месту регистрации получает один экземпляр договора. При этом ставит подпись в журнале учета договоров о признании электронных документов (приложение 2) в подтверждение того, что налогоплательщику был возвращен его экземпляр договора.

6. Орган ГНС, где зарегистрирован налогоплательщик, на его запрос:

6.1 выдает два экземпляра договора;

6.2 записывает на электронный носитель налогоплательщика бесплатное специализированное программное обеспечение формирования и представления в органе ГНС налоговых документов в электронном виде;

6.3 принимает от налогоплательщика подписанные и скрепленные печатью (для физического лица — субъекта предпринимательской деятельности при наличии печати) два экземпляра договора и электронный носитель с усиленными сертификатами открытых ключей;

6.4 сверяет реквизиты, указанные в договоре, с регистрационными данными налогоплательщика в органах ГНС. В случае несоответствия реквизитов возвращает налогоплательщику его электронный носитель и представленные экземпляры договора;

6.5 после подписания договора вносит соответствующую запись в журнал учета договоров о признании электронных документов с налогоплательщиками и выдает налогоплательщику один экземпляр договора.

7. При представлении налоговых документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщик и органы ГНС должны соблюдать следующий порядок:

7.1 налогоплательщик создает налоговый документ в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом (стандартом) с помощью специализированного программного обеспечения.

После подготовки налогоплательщиком налогового документа в электронном виде на него налагаются ЭЦП должностных лиц налогоплательщика в следующем порядке: первой — ЭЦП главного бухгалтера (бухгалтера), второй — ЭЦП руководителя, третьей — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.

При отсутствии у налогоплательщика должности бухгалтера электронные цифровые подписи должностных лиц налогоплательщика налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП руководителя, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика.

Налогоплательщиком физическим лицом — субъектом предпринимательской деятельности электронные цифровые подписи налагаются в следующем порядке: первой — ЭЦП налогоплательщика — физического лица, второй — ЭЦП, являющаяся аналогом оттиска печати налогоплательщика (при наличии);

7.2 после наложения ЭЦП налогоплательщик осуществляет шифровку налогового документа в электронном виде и направляет его в органы ГНС по телекоммуникационным каналам связи. Второй экземпляр налогового документа в электронном виде хранится у налогоплательщика;

7.3 после получения от налогоплательщика налогового документа в электронном виде органы ГНС производят его расшифровку, проверку ЭЦП, проверку соответствия электронного документа утвержденному формату (стандарту);

7.4 первая квитанция служит подтверждением для налогоплательщика передачи его налоговых документов в электронном виде в орган ГНС средствами телекоммуникационной связи. Эта квитанция направляется органами ГНС по электронному адресу налогоплательщика, с которого была отправлена налоговая отчетность. Второй экземпляр первой квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС. Если по электронному адресу налогоплательщика не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается неполученным;

7.5 подтверждением для налогоплательщика приема его налоговых документов в базу данных ГНС является вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате, в которой определяются реквизиты принятого налогового документа в электронной форме, соответствие налогового документа в электронной форме утвержденному формату (стандарту) электронного документа, результаты проверки ЭЦП, информация о налогоплательщике, дата и время приема, регистрационный номер, налоговый период, за который подается налоговая отчетность, и данные об отправителе квитанции. На эту квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, производится ее шифровка и направление налогоплательщику средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС;

7.6 если направленные налоговые документы сформированы с ошибкой, то налогоплательщику направляется вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате о непринятии налоговых документов в электронном виде с указанием причин. На эту квитанцию налагается ЭЦП органа ГНС, производится ее шифровка и направление налогоплательщику средствами телекоммуникационной связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе ГНС;

7.7 датой и временем представления налогового документа в электронном виде в органы ГНС являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции.

8. Если налогоплательщик отправил в органы ГНС несколько экземпляров одного налогового документа (в случае исправления, неполучения первой квитанции и т. п.), то оригиналом считается электронный документ, отправленный в органы ГНС последним до истечения предельного срока, установленного законодательством для представления налоговой отчетности, при условии, что он был сформирован правильно, принят в базу данных ГНС и налогоплательщику поступила об этом вторая квитанция.

9. Если налоговые документы в электронном виде будут передаваться в органы ГНС через представителя, которому предоставлено право сдавать за налогоплательщика его налоговую отчетность, то ответственность за непредставление налоговых документов несет налогоплательщик.

Директор Департамента информационно-аналитического обеспечения процессов налогообложения С. ШЕВЧЕНКО

О порядке заполнения и представления приложения 5 к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость Лист ДПС України від 16.4.2008 № 7929/7/16-0017 Налогообложение В случае непредставления в орган ГНС приложений к налоговой декларации по НДС она считается непризнанной в качестве налоговой декларации, о чем уведомляется налогоплательщик с указанием оснований ее непринятия. Комментарий ДК.

Об отражении в бухгалтерском учете денежных средств предприятия на счете в системе электронного администрирования налога на добавленную стоимость Лист Інші від 8.4.2015 № 31-18410-08-25/12278 № 20 (18.5.2015) :: Налогообложение Минфин готовит изменения к Инструкции о Плане счетов, предусматривающие введение субсчета к счету 31 «Счета в банках», предназначенного, в частности, для учета денежных средств на счете в системе электронного администрирования НДС. .

Об обложении акцизным налогом операций по переоборудованию грузового транспортного средства в легковой автомобиль (извлечение) Лист Інші від 31.3.2015 № 11213/7/99-99-21-05-17 № 20 (18.5.2015) :: Налогообложение Если документ о соответствии требованиям безопасности дорожного движения автомобиля, переоборудованного из грузового в легковой, получен до 01.01.2015 г., его владелец не должен уплачивать акцизный налог. .

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎