Трудовая книжка: работа над ошибками

Всем известно, как много возникает спорных ситуаций в работе кадровой службы. Зачастую ошибка, допущенная инспектором отдела кадров много лет назад, спустя годы создает ненужные проблемы владельцам трудовых книжек.

Оформление трудовых книжек работникам, внесение в них соответствующих записей, содержащих сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую работу и об увольнении работника, об основаниях прекращения трудового договора, сведения о награждениях за успехи в работе, хранение и выдача трудовых книжек, оформление дубликатов и вкладышей в трудовые книжки, внесение исправлений производятся в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008; далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; далее - Инструкция.

Трудовые книжки работников хранятся у работодателя в течение всего времени работы данного сотрудника в данной организации. Выдаются трудовые книжки владельцам при увольнении. Потеря трудовой книжки владельцем при переходе с одного места работы на другую не является редкостью. Подобные случаи учащаются в кризисные годы, когда найти новую работу нелегко, люди длительное время остаются без работы, а трудовые книжки хранятся дома.

Раздел 7 "Особенности заполнения дубликата трудовой книжки" Инструкции регламентирует заполнение дубликата трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Например: "На 19.01.2011 общий трудовой стаж составил 11 лет, 5 месяцев, 12 дней".

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Иногда и работники, и сотрудники кадровых служб следуют по наименее затратному, с их точки зрения, пути, нарушая предписанный Инструкцией порядок. Впоследствии незначительное нарушение может оказаться существенной проблемой.

Рассмотрим практическую ситуацию.

Ситуация. Б. после увольнения с очередного места работы потеряла трудовую книжку. Для оформления дубликата она обратилась по первому месту работы, где ей работник кадровой службы оформил дубликат, вписав запись о приеме в данную организацию и увольнении из нее. После этого Б. предъявила дубликат трудовой книжки в последующие места работы, где ей были сделаны соответствующие записи. Однако за прошедшие годы одна из организаций была ликвидирована. Б. не стала обращаться в архив и представила дубликат трудовой книжки новому работодателю без записи о работе в данной организации. За последующие несколько лет на предприятии, где работала Б., произошла реорганизация: Городской хлебозавод N 2 был преобразован в ЗАО "Городской хлеб". Впоследствии Б. нашла дома трудовую книжку и принесла ее инспектору отдела кадров с просьбой внести в нее записи о ее работе, поскольку записи о трудовом стаже в оригинале трудовой книжки были более полными, чем в дубликате. Инспектор отдел кадров перенес все записи, сделанные в дубликате трудовой книжки во время работы Б. на предприятии. После чего дубликат трудовой книжки во избежание путаницы в документах был уничтожен. Поскольку старые печати и штампы после реорганизации были уничтожены, инспектор отдела кадров, вносивший запись в трудовую книжку Б., поставил штамп ЗАО "Городской хлеб".

Сведения о работе

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись