Планирование проекта в разных планировщиках задач

Многие даже не представляют себе, чем отличается планирование проекта в разных планировщиках задач, хотя отличия есть существенные. Нельзя сказать что у одного планировщика есть только достоинства, а у всех остальных недостатки. Каждый по своему хорош и подходит под те либо иные задачи.

Мысли о будущем, постоянные размышления о том, как сделать больше, порождают такое состояние ума, при котором ничто не кажется невозможным.(Генри Форд)

Чтобы увидеть это все наглядно – решил сделать этот обзор. Специально для вас рассмотрю один и тот же проект в различных планировщиках задач:

• MyLifeOrganized
• Wunderlist
• ToDoIst
• Microsoft To-Do

Для примера беру проект, который я уже рассматривал в своем видео “Мой вариант решения кейса Макса Дорофеева с помощью MyLifeOrganized”. С реальным проектом будет интереснее.

Как происходит планирование проекта в MyLifeOrganized

Мои проекты в MyLifeOrganized выглядят следующим образом (в обзоре я для удобства отображения не устанавливал сроки и даты начала):

• есть четкая структура что и за чем идет
• используются зависимости – пока одна задача не будет сделана, какая-то другая не сможет начать выполняться ни при каких условиях
• в нужных местах установлены подзадачи по порядку – принцип “подачи патронов в обойме пистолета”

Благодаря такому построению проектов у нас формируются списки активных действий, которые могут быть выполнены здесь и сейчас.

На начальном этапе наш список активных действий выглядит следующим образом:

А с учетом использования контекстов, этот список разделен на места, где я могу это выполнить и на инструменты, которые мне для этого нужно:

Учтите, что это всего лишь один проект для примера. В реальной жизни такие списки формируются из

• множества проектов
• повторяющихся задач
• разовых (важных и не очень важных)

Без нужных навыков, упомянутых инструментов и построенной системы отследить и построить это все в отсортированные списки будет затруднительно.

В зависимости от приложенного усилия к выполнению каждой задачи проекта автоматически формируется процент выполнения проекта. На самом проекте визуально видно насколько вы продвинулись, а какие проекты до сих пор не начались. Наглядно и удобно!

Если у вас 50-100-200 проектов, которые отображаются единым линейным списком, и вы будете пытаться ежедневно их все контролировать – на долго вас не хватит. MyLifeOrganized позволяет разделить проекты на статусы по состоянию проекта: Не начался, Идет, В ожидании, Завершен. Таким образом вы можете отсортировать большое количество проектов, которые вы в ближайшее время не будете выполнять, а сфокусироваться на небольшом количестве проектов со статусом “Идет”.

Если один и тот же проект повторяется у вас с какой-то периодичностью, вы можете один раз создать шаблон, а потом при необходимости создавать новый проект из шаблона.

Для примера, у меня есть шаблоны проектов моих индивидуальных тренингов. При поступлении нового заказа я на основании шаблона создаю новый проект и называю его именем обучаемого. При минимальных затратах на планирование – весь процесс тренинга я держу под контролем.

После создания проекта мы часто видим, что огромное количество подзадач проекта вывалились в наш список активных действий. Хотя этого реально избежать всего лишь постановкой одной галочки “Подзадачи по порядку”. Получается принцип обоймы в пистолете – пока один патрон находится в стволе, остальные ждут своей очереди и “не высовываются”. Аналогично реализуется при необходимости и в МЛО: если задачи идут последовательно друг за другом, выставляем “Подзадачи по порядку” и в активных видим только одну задачу, на выполнении которой нам нужно сфокусироваться.

То, что “Подзадачи по порядку” действуют только на один уровень вложенности задач, позволяет нам назначать проектам индивидуальную последовательность со всевозможными поворотами событий.

Бывают ситуации, что проект зависает, и может продолжаться только после выполнения какого-то стороннего проекта. Как поступать в подобных ситуациях?

В МЛО переплетение проектов между собой не составляет никакой проблемы. Не нужно “придумывать велосипед” как это все отобразить и настроить. Устанавливаем зависимость одной задачи от другой (а можно даже и от нескольких). Пока задача не будет выполнена, остальные в активных действиях показываться не будут, не зависимо от их свойств и приоритетов.

Отложенная зависимость позволяет творить еще большие “чудеса”. Например, вы делаете ремонт в квартире, выровняли штукатуркой стены и теперь вам нужно наклеить обои. Без отложенной зависимости, как только вы выполните задачу “Штукатурка”, вам планировщик сразу предложит клеить обои. Сколько дней нужно, чтобы высохла штукатурка? Допустим, 3 дня (я не силен в ремонтах и строительстве). Ставим отложенную зависимость показывать задачу “Обои” через 3 дня после выполнения задачи “Штукатурка”. Гениально!

Как такой план выглядел бы в Wunderlist

Для простых проектов, типа этого, вполне подойдет. Проект видно в целом, но не совсем понятно что, когда и зачем нужно делать.

Обзор программы Wunderlist глазами пользователя MyLifeOrganized здесь

• Не возможно работать со списком как с проектом: добавлять информацию, описывать желаемый результат, прописывать критерии выполнения проекта. Это просто название и все!
• После многих лет использования МЛО, не могу привыкнуть к подзадачам в Wunderlist. Они ни в списках не показываются, хэштеги в них не отображаются как ссылки. Больше похоже на чек-лист
• Корректировать выполнение можно только с помощью срока. Если даты нет – задачи можно увидеть только в списке с проектом и больше нигде.

Как такой план выглядел бы в Todoist

Древовидная структура задач очень похожа на структуру в MyLifeOrganized. Но из-за отсутствия отображения активных задач в отдельном списке, эта древовидная структура фактически бесполезна. Можно сказать, что дерево задач сделано не для работы, а для общего представления.

• Не возможно работать со списком как с проектом: добавлять информацию, описывать желаемый результат, прописывать критерии выполнения проекта. Это просто название и все!
• Бесполезное дерево задач в проекте. Больше запутывает, чем помогает. Был бы сложнее проект – запутался бы точно.
• Корректировать выполнение можно только с помощью срока. Если даты нет – задачи можно увидеть только в списке с проектом и больше нигде

А есть ли проекты в Microsoft To-Do?

Даже не знаю, стоит ли делать скриншот. Проектов просто нет. Списки есть, а проектов нет….

Может быть у меня какое-то особенное понятие про проекты, но такой список можно сделать в любом текстовом редакторе или написать на бумаге. В чем особенность?

И, кстати, я уже очень сильно сомневаюсь что Microsoft To-Do сможет заменить либо составить альтернативу, такому монстру продуктивности, как Wunderlist. Произошел вброс информации о супер-продукте, о котором я сразу же высказал свое мнение в своем блоге. Прошел почти месяц, а ни одной функции в планировщик не добавилось. Вообще ничего не добавилось. После анонса даже ни одной статьи не было по этому вопросу…

Может обломались? Оказалось “не по Хуану сомбреро”, как говорят…?

Подводим итоги

Каждый планировщик по своему хорош и преследует определенные цели. Мне кажется, что дело

• в привычке
• в необходимой глубине проработки и планирования проектов. Не всем же быть стратегами
• в готовности попробовать что-то новое. Многие не хотят переходить на продвинутые продукты только потому, что “это же нужно в них разбираться”

Если бы я делал только то, что хотят от меня люди, они бы до сих пор ездили на каретах. (Генри Форд)

• Не забудьте оставить комментарий – ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
• Поделитесь ссылкой на эту статью – если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
• Присоединяйтесь ко мне на Facebook – помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
• Подпишитесь на рассылку новостей сайта – каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.

Коуч. Психолог. Эксперт и консультант MyLifeOrganized. Мастер боевых искусств. Проповедник здорового образа жизни. Позитивный человек, которому есть чем поделиться. :)

Спасибо интересный обзор получился. Касательно Microsoft ToDo вы мое мнение знаете. Остальные, подкупают своей простотой, не более.

Всегда рад новым статьям! Ну и, как и всем хотелось бы вставить свои 5 копеек в комментарий к этой статье. Статья хороша, но думаю, что обзор был несколько поверхностный, т. к. для полноценного обзора необходимо попользоваться продуктом некоторое время и внести в него свои задачи, читать/смотреть лайфхаки пользователей и блог производителя, но зачем все это, если уже есть МЛО?) Касательно сравнения с приведенными выше планировщиками: 1) Wunderlist имеет иерархию, но ограниченную. Папки, списки(проекты). Контексты задачам назначаются через хэштэг #звонки(например), при нажатии на который выводится список звонков, разбитый по проектам. Можно с помощью Звездочки (в МЛО-Избранное) объединять то, что сегодня нужно сделать из разных проектов в 1-м списке. Для неглубокого планирования можно использовать вполне. А такое планирование достаточно для 80% проектов. Если использовать систему Василий Кислого – продукт то, что надо. 2) To-Do List имеет иерархию, так же у него есть @контектсы и @фильтры по важности и датам. Можно на вкус делать сортировку. Достаточно мощный инструмент. Особенно интересно они придумали с Кармой – каждый день программа учитывает прогресс пользователя и поощряет его – увеличивая карму и сравнивая ее с кармой др. пользователей. Мотивирует. 3) Microsoft To-Do – простейший планировщик из разряда общий список дел/сегодня. 4) Есть еще много других достойных продуктов, для использования по системе GTD. Например, Nirvana( https://www.nirvanahq.com/ ). Области Ответственности, Проекты, Списки Справочной инф., Контакты, Контексты, Чек-Листы, сортировка задач по имеющемуся в наличии времени, по количеству энергии. Все сделано в соответствии с Учением))) GTD. Я бы его назвал идеальным, но место идеального уже занято: МЛО!

Перешел на MLO по следующим причинам: 1) Неограниченная иерархия (люблю все-превсе держать под контролем) Поэтому папки, в которых Области Ответственности разделены и продуманы до мелочей мне нужнее. Причем возможен Фокус на любой папке и проекте! 2) Проекты можно планировать любые без проблем: все уже называл Александр – бесконечная иерархия, зависимости, подзадачи по порядку. 3) Автоматическая подача следующей задачи проекта в To-Do, мы к этому привыкли уже, но это великая способность МЛО. В др. программах некоторые проекты висели до Обзора, т.к. сразу не поймешь, что у него нет следующего действия, когда у тебя 100+ проектов. 4) Гибкий Обзор (когда-нибудь) – тут уже была статья на эту тему. 5) Беспрецедентный выбор способов повтора – так же была статья. 6) Бесконечное количество вариаций видов – как говорит Александр, можно сделать все что угодно, главное ответить на вопрос Зачем? Что я хочу видеть и для чего мне этот список. Конечно не все идеально в МЛО: лично мне хотелось бы чтобы был полный! аналог версии ПК-Смартфон. Улучшено (удобнее) использование сортировки по категориям усилие(энергия), время необходимое для завершения, встроенный календарь (это отдельная боль пользователей МЛО)). Все вышенаписанное лично мое мнение и не обязательно оно совпадает с вашим. В конце хотелось бы опять вспомнить статью Александра: Подходит ли вам сложный планировщик задач или искать попроще? Там все уже написано.