Правила оформления платежной ведомости по форме Т 53

Компании, а также большинство индивидуальных предпринимателей нанимает на работу сотрудников. Чтобы без нарушений законодательства выплатить заработные платы для наемных работников, необходимо создать грамотную систему расчетов.

Платежная ведомость – это главный аспект этой системы.

В связи с этим следует знать структуру данного документа, а также порядок его заполнения и закрытия.

Назначение и правила использования

Она оформляется для выплаты:

• зарплат;
• вознаграждений;
• компенсаций.

Данный документ содержит не только общий размер выплат для всего персонала, но также сумму выплаты отдельно для каждого сотрудника.

Составлением этой ведомости занимается бухгалтер. В его обязанности входит составить документ за один отчетный период, то есть за 1 месяц. Готовый бланк ведомости должен быть подписан и заверен печатью и руководителем, а после этого передан кассиру, который собственно и занимается выдачей зарплат и других выплат.

В документе не содержится информация об отработанных часах каждого работника и начислению выплат.

Содержание, структура и обязательные данные

Ведомость по форме Т-53 оформляется на унифицированном бланке, который был утвержден правительственными органами в начале 2004 года.

Данному документу также присвоили личный код ОКУД – 0301011.

Платежная ведомость состоит из нескольких листов:

1. Титульная сторона;
2. Лист №2.

Когда бухгалтер заполняет титульную сторону, он должен указывать:

• название фирмы или ИП;
• срок, отведенный на выплаты;
• сумма к выплате (необходимо указывать не только цифрами, но также буквами);
• код ОКПО;
• номер корреспондента;
• подпись и расшифровка фамилии руководителя фирмы или ИП;
• номер и дата оформления ведомости;
• период, за который будут выплачиваться деньги.

На листе №2 размещена таблица, в которою вносится такая информация:

• порядковый номер;
• номер каждого работника по табелю;
• ФИО сотрудника;
• сумма выплаты;
• личная подпись сотрудника;
• графа “Примечание”.

Оформлять данный документ следует только в одном экземпляре.

Порядок и правила оформления

Ответственным за заполнение ведомости является бухгалтер.

Он обязан указать следующую информацию на титульном листе:

1. ОКПО;
2. последовательный номер ведомости;
3. дебет счета под № 70;
4. период, за который сотрудники получат выплаты;
5. дата, когда ведомость была составлена.

Вторая страница содержит таблицу, которая состоит из 4-х граф:

• последовательный номер;
• номер по табелю (только в том случае, когда ведется кадровый учет);
• ФИО сотрудника;
• указывается цифрами и буквами сумма денег, которую должен получить сотрудник.

В 5 графе делается отметка о том, что в указанный в платежном документе срок сотрудник организации или индивидуального предпринимателя не получил положенную сумму зарплаты.

Под таблицей указывается должность, а также ФИО работника, который будет осуществлять выплату зарплат. Чаще всего за это дело отвечает кассир. Он должен указать депонированный размер выплат, а также цифрами и прописью сумму, что была выплачена.

Каждая ведомость регистрируется в учетном журнале, который должен храниться на протяжении 5 лет. Заполнение данного журнала занимается бухгалтер. Именно его ФИО указывается на титульном листе.

Порядок исправления ошибок

После того, как платежная ведомость заполнена, бухгалтеру необходимо проверить правильность указанных реквизитов. Сделать это нужно до того момента, когда начнется выплата зарплат. В противном случае документ придется не только переписывать, но также восстанавливать все подписи в новом экземпляре платежной ведомости.

Если в документе допущена небольшая ошибка или помарка, то допускается аккуратное исправление. Исправление сопровождается оговоркой с текстом “Исправленному верить”, а затем заверяется личной подписью лица, которое отвечает за утверждение документа.

Закрытие платежной ведомости

Законодательство устанавливает 3-х дневной срок для выплаты зарплат. Если на протяжении данного срока выплаты будут получены не всеми сотрудниками предпринимателя или компании, то необходимо выполнить процедуру закрытия ведомости. Все невыплаченные деньги необходимо депонировать.

Если период выплаты заработной платы будет превышен, то это приведет к разборкам с контролирующими органами. За нарушение законодательных норм индивидуальному предпринимателю или организации будет предъявлен штраф.

После истечения сроков выплаты зарплат выполняется завершающий этап оформления ведомости на основании бланка Т-53. На этом этапе кассиром выполняются такие шаги:

1. Подсчитывается размер выплаченной суммы заработных плат, которую указывают в конце документа цифрами или прописью;
2. Если была выплачена не вся сумма, то ее необходимо депонировать. Возле каждой депонированной суммы делается отметка “Депонировано”. Дальше все депонированные суммы подсчитываются. Полученная общая сумма вписывается в конце документа цифрами, а также прописью;
3. Выполняются окончательная проверка указанных реквизитов и подсчетов денег. Сумма депонированных средств и заработных плат не должна отличаться от общей суммы;
4. Ставится подпись и расшифровка фамилии кассира;
5. На размер выплаченной заработной платы оформляется ордер КО-2. Данные ордера необходимо указать на последнем листе платежной ведомости.

После выполнения всех вышеперечисленных действий экземпляр ведомости передается обратно в бухгалтерию. Там документ еще раз проверяется, а после этого заносится в реестр синтетического бухгалтерского учета.

Ведомость Т-53 – это удобная форма для объединения информации по выплатам сотрудникам организации или ИП, а также сверки конечных данных о выплате заработных плат.

Порядок выплаты заработной платы сотрудникам и правила оформления платежной ведомости изложены в следующем видео уроке: