Право на ежегодный отпуск: отработал – получи свое

Нередко на малом предприятии бухгалтеру приходится совмещать основную свою функцию с обязанностями специалиста по кадрам. В этом случае мало правильно начислить отпускные, надо еще правильно определить право на ежегодный отпуск и рабочий период, за который он будет предоставляться.

При этом важно не предоставить отпуск раньше положенного срока и помнить об изменении рабочего периода, если у сотрудника были некоторые особенности в рабочем стаже. Как же правильно определить рабочий период, дающий право на отпуск?

Согласно ч.1 ст.122 ТК РФ работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. Фактически право на ежегодный отпуск в полном объеме сотрудник зарабатывает после 11 месяцев работы в организации. Однако использовать ежегодный отпуск в полном размере можно уже по истечении 6 месяцев непрерывной работы в организации. Получается, что при этом часть отпуска предоставляется авансом.

За второй и последующий годы сотрудник может использовать отпуск в любое время рабочего года, но в соответствии с утвержденным графиком отпусков.

За первый год работы отпуск в полном объеме может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев непрерывной работы, но только в том случае, если работодатель не возражает против этого.

Несмотря на распространенное мнение о «сгорании» отпусков, которые не использованы более 2 лет, оно является ошибочным. Использовать накопленные отпуска в соответствии с законодательством и графиком отпусков можно в любой последующий год. Однако не предоставлять отпуск в течение 2 лет подряд запрещено (ст.124 ТК), иначе организации грозят штрафы за нарушение трудового законодательства.

Что же входит в понятие «непрерывная работа»? Несмотря на название, периодов, которые не включаются в отпускной стаж, не так уж и много:

— время отпусков без сохранения заработка сверх 14 календарных дней в течение рабочего года;

— время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, время отстранения от работы (ст.76 ТК);

— время нахождения в отпуске по уходу за ребенком.

Все остальные периоды, в том числе нахождение в отпусках, на больничном, время вынужденного прогула при незаконном увольнении и др. включаются в отпускной стаж.

Отсчет рабочего года, дающего право на ежегодный отпуск, начинается со дня трудоустройства. Например, если работник устроился на работу 15 мая 2014 года, то первый рабочий год для него будет: с 15 мая 2014 года по 14 мая 2015 года.

Если в рабочем году имелись периоды, которые не входят в отпускной стаж, то он продлевается на соответствующее число дней. Например, наш работник, который устроился на работу 15 мая 2014 года, с 9 по 29 июня 2012 года брал отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 21 день. Поэтому в таком случае рабочий период увеличивается на 7 дней (21 день – 14 дней лимита) будет: с 15 мая 2014 года по 21 мая 2015 года.

Аналогично из рабочего периода исключается время, когда работник находился в отпуске по уходу за ребенком (абз.9 ст.121 ТК).

Пример. Сотрудница ООО «Аметист» Миронова М.М. устроилась на работу 1 февраля 2012 года. С 10 октября 2012 года ушла в отпуск по уходу за ребенком (время нахождения перед этим в отпуске по беременности и родам включается в отпускной стаж). Из отпуска работница вышла 30 марта 2014 года и написала заявление на предоставление очередного ежегодного отпуска. В отпуске по уходу за ребенком она была 538 дней. Следовательно, первый рабочий период, за который будет предоставлен ежегодный отпуск: с 1 февраля 2012 года по 22 июля 2014 года.

Обратите внимание: если работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, работает на неполном рабочем времени, то период работы включается в отпускной стаж. Поэтому, если бы Миронова, написав заявление на отпуск по уходу за ребенком с 10 октября 2012 года, продолжала работу на условиях неполного рабочего времени, то ее первый рабочий период, дающий право на отпуск, не переносился бы и составил с 1 февраля 2012 года по 31 января 2013 года.

Работник имеет право делить ежегодный отпуск на части по своему усмотрению. При этом есть только одно условие: хотя бы одна из частей должна быть не меньше 2 недель (ст.125 ТК). В остальном можно делить даже по паре дней. Но конечно бухгалтерию и отдел кадров не слишком обрадует такая перспектива – это куча лишних документов и расчетов.

Поэтому во внутреннем документе компании (приказ о правилах предоставления отпуска, коллективный договор) можно прописать порядок деления отпуска на части, например, оговорить, что каждая из частей отпуска должна быть не меньше одной недели.

Несмотря на то, что по месту совместительства работник трудится на неполной ставке, ему положен отпуск обычной продолжительности (обычно 28 дней). Организации, в которых совместитель работает, должны предоставлять отпуск работнику в одно и то же время. Для этого с основной работы необходимо взять подтверждающий документ: справка о времени предоставления отпуска, выписка из графика отпусков, выписка из приказа о предоставлении отпуска.

Если продолжительность отпуска на основной работе больше, то разница между обычным и удлиненным отпуском на работе по совместительству по заявлению работника предоставляется в виде дней без сохранения заработной платы.

Даже если по месту совместительства отпуск пока не положен (не отработаны 6 месяцев), а по основному месту работы сотрудник будет отдыхать, то отпуск по совместительству должен быть предоставлен авансом.

Если у вас есть сложные вопросы, касающиеся определения рабочего периода для отпуска, задавайте их в комментариях!